Auditoría Gubernamental

 

 
Planificación del control público

La Contraloría General del Estado efectúa el control de los recursos públicos mediante la ejecución de auditorías en los diferentes sectores de la administración estatal y en atención a los requerimientos de las entidades y demandas ciudadanas.

Los Planes Anuales de Control (PAC) se formulan y ejecutan en concordancia con los objetivos estratégicos y tácticos del Plan Estratégico Institucional, con sujeción a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias vigentes.

Criterios técnicos para la elaboración del Plan Anual de Control (PAC)

Para la formulación de los planes de control anuales se aplican tres criterios técnicos: el monto de los recursos asignados, el tiempo de caducidad (luego de efectuada la operación, la Contraloría tiene legalmente 7 años para efectuar exámenes) y la trascendencia social (denuncias o solicitudes de auditoría sobre la utilización de los recursos públicos en las distintas instituciones de la administración estatal.

Estos tres elementos —materialidad, caducidad y pertinencia social— guían la elaboración de las planificaciones anuales de manera técnica. Además, permanentemente se implementan mecanismos para promover la participación ciudadana. Así, la población asume individual y/o colectivamente el rol protagónico en asuntos públicos, como manda la Constitución.

Objetivos del control público

El funcionamiento y regulación del sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado está prescrito en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Allí se define a la auditoría gubernamental como un sistema integrado de asesoría, asistencia y prevención de riesgos que incluye el examen de las gestiones: financiera, administrativa, operativa y medioambiental a quienes dispongan de recursos públicos.

El organismo de control efectúa auditorías sobre la utilización de los recursos del erario e inspecciona el cumplimiento de las obligaciones señaladas en la Constitución y las leyes, por parte de los funcionarios públicos.

Los objetivos específicos de la auditoría gubernamental son:
  • Evaluar la eficiencia, efectividad, economía y eficacia en el manejo de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, ecológicos y de tiempo.
  • Analizar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestación de servicios o la producción de bienes e identificar y, de ser posible, cuantificar el impacto en la comunidad de las operaciones examinadas.
  • Dictaminar la razonabilidad de las cifras, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas ecuatorianas de contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.
  • Ejercer con eficiencia el control sobre los ingresos y gastos públicos.
  • Verificar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecución de las actividades desarrolladas por los entes públicos y privados que controla la Contraloría General del Estado.
  • Propiciar el desarrollo de sistemas de información como una herramienta para la toma de decisiones y para la ejecución de la auditoría.
  • Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno, contribuir al fortalecimiento de la gestión institucional y promover su eficiencia operativa y de apoyo.

Modalidades de auditoría gubernamental

Examen especial: Revisa, estudia y evalúa aspectos limitados o una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medioambiental, luego de su ejecución. Se aplican técnicas y procedimientos de auditoría y de disciplinas específicas, de acuerdo con la materia del examen. El informe de examen especial deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Auditoría financiera: Informa sobre la razonabilidad de las cifras expuestas en los estados financieros de una institución pública, ente contable, programa o proyecto. Concluye con la elaboración de un informe profesional de auditoría, que contiene las opiniones correspondientes.

Auditoría de gestión: Acción fiscalizadora de carácter multidisciplinario dirigida a examinar y evaluar el control interno, la gestión y el desempeño de una institución, ente contable o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar el apego a los principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examina y evalúa el cumplimiento de los resultados esperados, de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes.

Auditoría de aspectos ambientales: Analiza los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental.

Auditoría de obras públicas o de ingeniería: Permite evaluar la administración de las obras en construcción, gestión de los contratistas, manejo de la contratación pública, eficacia de los sistemas de mantenimiento, cumplimiento de las cláusulas contractuales y los resultados físicos que se obtengan en el programa o proyecto específico sometido a examen.


Tiempos del control

El control se aplica en forma previa, continua y posterior.

La máxima autoridad, las áreas directivas y el personal de cada institución deben aplicar, de manera previa y continua, actividades de control sobre aspectos como: actividades incompatibles, depósito de recaudaciones, recibos, pagos, distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago y el reglamento orgánico funcional, que debe publicarse en el Registro Oficial.

La Contraloría General del Estado, a través de las unidades de auditoría interna y externa, ejerce el control público sobre las actividades administrativas, financieras, operativas y ambientales, con posterioridad a su ejecución.


 

 

Confirmación y desvanecimiento de responsabilidades:

Las conclusiones de las auditorías pueden derivar en responsabilidades administrativas y civiles, cuando señalan irregularidades en la gestión de los recursos públicos.

Las responsabilidades administrativas son sanciones en contra de servidores públicos que se establecen cuando, por acción u omisión, infringen el marco legal en la administración de los bienes y recursos públicos. Según la gravedad de la falta, pueden imponerse multas o solicitar la destitución.

Si el incumplimiento de las funciones inherentes al cargo o de las estipulaciones contractuales produce pérdidas económicas al Estado, la Contraloría establece responsabilidades civiles. Estas sanciones son imputables a funcionarios públicos y a contratistas estatales.

En ejercicio de su derecho a la defensa, las personas naturales o jurídicas responsabilizadas pueden presentar pruebas de descargo en varias etapas, que pueden justificar sus actuaciones y derivar en la no confirmación de las sanciones civiles o administrativas. A continuación, explicamos el procedimiento:

1. Luego de su aprobación, los informes de auditoría gubernamental se remiten a la Dirección Nacional de Predeterminación de Responsabilidades (DIPRE), con los siguientes anexos:

  • Memorando resumen (contiene los comentarios y sus fundamentos e información de los sujetos de responsabilidad).
  • Síntesis de informe (con las conclusiones y recomendaciones del examen, datos de las posibles infracciones y los responsables).
  • Documentos que respalden la elaboración del informe.

2. En la DIPRE se analiza la documentación y se elaboran los oficios individuales de predeterminación de responsabilidades, de acuerdo con las sugerencias emitidas en los informes de auditoría. 

Los abogados de esta unidad verifican el cumplimiento del debido proceso en la ejecución de la auditoría y el fundamento legal de las conclusiones. 

Como resultado del análisis, pueden sugerir que se incorpore a nuevos responsables.

3. Se notifica a los sujetos de responsabilidad y comienzan a correr plazos para que ejerzan su derecho a la defensa, entregando pruebas de descargo dentro de los siguientes plazos:

  • 30 días para sustentar responsabilidades administrativas;
  • 60 días para responsabilidades civiles; y,
  • 90 días para órdenes de reintegro.
4. La DIPRE organiza los expedientes en los que se incluye los oficios individuales de predeterminación de responsabilidades, las notificaciones y los descargos, para enviarlos a la Dirección Nacional de Determinación de Responsabilidades (DIRES).

5. En la DIRES, los expedientes se asignan a los analistas para que realicen el estudio del oficio individual de predeterminación y los descargos de los administrados.

6. Luego del análisis de los fundamentos, las responsabilidades se confirman, no se confirman o caducan.

Se confirman cuando el sujeto de la responsabilidad no ejerce su derecho a la defensa y no presenta descargos o cuando las explicaciones y documentos enviados son insuficientes para justificar su actuación.

La no confirmación procede en los siguientes casos: 

  • Cuando la persona responsabilizada cubre la obligación, restituyendo los bienes o recursos a la entidad.
  • Por el pago del valor de la responsabilidad a la Contraloría.
  • Por fallas en el debido proceso durante la auditoría.
  • Por entrega de documentación suficiente que justifica las actuaciones.
  • En el caso de las sanciones administrativas, por el fallecimiento del responsable.

Los motivos de la confirmación o no re responsabilidades, así como los antecedentes, constan en las respectivas resoluciones.  

7. En caso de que las responsabilidades sean confirmadas, el acto administrativo puede impugnarse en la Contraloría, solicitando el recurso de revisión o por vía judicial, en los juzgados contenciosos.

Luego de recibir la notificación de la responsabilidad confirmada, el sujeto cuenta con 30 días para solicitar el recurso de revisión. Si se acepta el pedido, la persona involucrada debe entregar los descargos a la Dirección Nacional de Recursos de Revisión. La Contraloría debe pronunciarse dentro de los siguientes 30 días, concediendo o negando el recurso.


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