La Contraloría General del Estado (CGE) analizó los resultados de los informes generales de auditoría aprobados entre 2018 y 2022, en los cuales se examinaron los contratos suscritos por el Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP) desde 2012 hasta 2020.

En las acciones de control empleadas para elaborar el Reporte de Control Público se auditaron las fases precontractual y contractual de la provisión de medicamentos destinados a la Red Pública Integral de Salud, la suscripción de convenios para servicios de limpieza, la provisión de raciones alimenticias a estudiantes de educación inicial, socialización del catálogo dinámico para la confección de uniformes escolares para el Ministerio de Educación y la adquisición de bienes y servicios para la oficina matriz del SERCOP, en Quito.

A partir del análisis del contenido de los hallazgos de auditoría, se identificaron las siguientes irregularidades recurrentes en las operaciones y gestión de los recursos públicos en el SERCOP:

1. Falencias en la elaboración de estudios técnicos, operativos y/o económicos.
2. Incumplimiento de las condiciones pactadas en contratos/convenios/acuerdos.
3. Falencias en la fase de calificación de ofertas y selección de proveedores.
4. Falencias en el archivo de documentación.ç

1. Falencias en la elaboración de estudios técnicos, operativos y/o económicos

“Se suscribió la resolución de inicio del proceso de adquisición de reactivos para análisis clínico sin estudios completos, especificaciones técnicas o términos de referencia generales de los productos a ser catalogados”.

DNA1-0016-2020

Las falencias en la elaboración de estudios técnicos y económicos componen el 43 % de los hallazgos analizados. Las irregularidades ocasionaron que en la elaboración de los contratos del Servicio Nacional de Contratación Pública no se incluyan condiciones técnicas de los productos o servicios requeridos, que no se justifique la necesidad de su adquisición y que no se definan los términos que permitan verificar la capacidad de los proveedores para cumplir con sus obligaciones.

Los responsables de elaborar los pliegos para iniciar los procesos no realizaron los análisis que permitan fundamentar, en forma técnica, la necesidad de contratar productos o servicios. En otros casos, los pliegos de los contratos se aprobaron sin verificar que contengan estudios completos que permitan corroborar que la ejecución y recepción de los servicios o productos se cumplan en los términos requeridos por el SERCOP.

Las anomalías se observaron en la compra de reactivos clínicos para la Red Pública Integral de Salud, efectuada entre 2016 y 2017. En ese proceso, la Contraloría identificó que el SERCOP, debido a la falta de estudios definitivos, empleó las características específicas que un oferente, y posterior adjudicatario, detalló en su propuesta, ocasionando que no se observe el principio de trato justo y se excluya del concurso a otros participantes.

En la contratación del evento de socialización del catálogo dinámico para la confección de uniformes escolares para el Ministerio de Educación, realizada en 2017, la auditoría estableció que se autorizó la actividad sin contar con estudios técnicos que definan condiciones logísticas para su desarrollo. La ausencia de aspectos como cantidad de participantes, lugar del evento y el traslado de participantes y personal técnico originó que no se pueda verificar el cumplimiento de los términos contractuales.

En otro caso, en 2015 el SERCOP contrató la adquisición de una plataforma informática transaccional para promover el desarrollo de los actores de la economía popular y solidaria (EPS), sin justificar técnica ni legalmente cómo usarían la herramienta. Tampoco se definió la cantidad de usuarios que la emplearían. Como resultado, el sistema no fue utilizado por empresas de la EPS y no reportó ningún beneficio a la entidad.

En 2017, el SERCOP también contrató servicios de mensajería SMS para difundir procesos de compra pública y actualizaciones de su sistema. La auditoría señala que no se justificó la necesidad de este servicio, debido a que la institución cuenta con el portal web institucional que es de uso obligatorio para para promover la participación en la contratación pública. Además, no se establecieron lineamientos de las características que los mensajes debían tener, lo que ocasionó que también se incumpla el tipo de información que se difundió a través de este medio.

Por estas irregularidades, la Contraloría señala que el SERCOP incumplió el artículo 23 de la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública, que señala: “Antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratación, la entidad deberá contar con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados”. Además, inobservó el Reglamento General de aplicación de la norma, en lo que respecta a la elaboración de especificaciones técnicas y las normas de control interno relacionadas con adquisiciones de infraestructura tecnológica.

2. Incumplimiento de las condiciones pactadas en contratos/convenios/acuerdos

“Se suscribió el convenio marco ‘adquisición de suministros de limpieza’, que incluyó productos que no cumplieron con las condiciones mínimas, tales como certificados de originalidad de marca, de calidad y registros sanitarios”.

DNA1-0010-2021

El 24 % de las falencias se identificaron durante la ejecución y entrega-recepción de los productos y servicios. En la muestra de informes constan observaciones sobre el cabal cumplimiento de las obligaciones de los contratistas, con respecto a las características, la cantidad de los bienes que el SERCOP debía recibir y el cumplimiento de plazos.

Por ejemplo, en el caso del evento de socialización del catálogo dinámico inclusivo para la confección de uniformes escolares, de 2017, los responsables de supervisar la ejecución del contrato suscribieron las actas de recepción a satisfacción de los servicios, utilizando el informe elaborado por el contratista. No obstante, no verificaron que el evento se haya realizado en el Teatro Nacional de la Casa de la Cultura (CCE), como señalaban las cláusulas contractuales.

Durante el examen especial, la CCE certificó a la auditoría que la actividad no se efectuó en sus instalaciones, causando un perjuicio al Estado y a los beneficiarios del evento, que buscaba promover la inclusión económica de artesanos del sector textil de la economía popular y solidaria.

En la adquisición de medicamentos para cinco unidades de salud, del año 2016, auditoría detectó incumplimientos de hasta 96 días del plazo establecido para la entrega de los fármacos. Este retraso obligó a las casas de salud a realizar contrataciones adicionales, por cuenta propia, a fin de satisfacer la demanda de los pacientes.

En convenios suscritos en 2016 para la provisión de raciones alimenticias para estudiantes de educación inicial, general básica y bachillerato se otorgaron prórrogas al proveedor por pedido del Ministerio de Educación, sin que el SERCOP solicite los justificativos técnicos que avalen la solicitud. Por este hecho, el plazo para brindar el servicio se extendió por 376 días adicionales al tiempo fijado en los convenios y no se iniciaron nuevos procesos de selección de proveedores para atender las necesidades de los estudiantes.

Además, en la adquisición de suministros de limpieza, suscrita en 2014, el proveedor seleccionado entregó productos que no cumplieron las condiciones mínimas, como certificados de originalidad, de marca, de calidad y registros sanitarios. Al no verificar las condiciones de los insumos se catalogaron y comercializaron materiales de limpieza que no garantizaron seguridad y calidad a los consumidores.

3. Falencias en la fase de calificación de ofertas y selección de proveedores

“Los miembros de la comisión técnica recomendaron la adjudicación de los procesos para la adquisición de fármacos a un proveedor que no contó con los registros sanitarios para fabricar o comercializar el medicamento”.

DNA1-0016-2020

El 9,5 % de los hallazgos señalan falencias en la gestión de las comisiones técnicas que evaluaron las ofertas de los procesos de contratación del SERCOP. Los comisionados no verificaron la documentación que respaldó la capacidad técnica de los proveedores y recomendaron la adjudicación de contratos a oferentes que no cumplieron los requisitos para brindar los servicios o entregar los productos esperados.

El 21 de junio de 2017, 191 días después de la fecha prevista en el cronograma del proceso para la adjudicación, el SERCOP suscribió los convenios para la adquisición de medicamentos para pacientes con cáncer. El desfase se produjo porque la comisión técnica de calificación no verificó que el proveedor cuente con registros sanitarios para fabricar o comerciar los fármacos.

La entidad decidió esperar a que la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria (ARCSA) emita los certificados de los medicamentos, para proceder a la suscripción de los contratos.

El retraso afectó la disponibilidad de los fármacos para atender a los pacientes. Además, se vulneraron los principios de transparencia y trato justo, respecto de otros oferentes que sí contaron con los registros sanitarios, requisito que constaba en los pliegos del proceso.

Esta irregularidad también se identificó en dos procesos para contratar el servicio de alimentación escolar, adjudicados en 2016. La Contraloría determinó que las comisiones técnicas responsables de calificar los procedimientos aplicaron parámetros técnicos no contemplados en los pliegos ni en la modalidad de contratación utilizada para esta compra, sino que se basaron en un informe emitido por la Subsecretaría de Administración Escolar del Ministerio de Educación.

De acuerdo con la auditoría, los criterios empleados hacían referencia a actividades de producción y no a las del objeto de la contratación. Posteriormente, la comisión técnica descalificó a proveedores que cumplieron con los términos del pliego, pero que no se ajustaron a los lineamientos del Ministerio, y adjudicó los contratos a dos proveedores. En el primer caso, el oferente se alineo a los criterios de la cartera de Estado mientras que el otro incumplió esos requisitos.

Las decisiones de las comisiones técnicas vulneraron los principios de legalidad, igualdad, trato justo y transparencia establecidos en la Constitución de la República y en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y afectó los derechos de participación de los demás proveedores que concursaron.

4. Falencias en el archivo de documentación

“No se mantuvo un sistema de archivo de respaldos de los expedientes de servicios de limpieza, lo que no permitió a la entidad contar con las motivaciones y condiciones de la selección de 319 proveedores, sus adjudicaciones, suscripción de convenios e incorporación en los catálogos dinámicos”.

DNA1-0007-2022

Esta irregularidad tiene una incidencia del 9,5 % de los hallazgos. En este caso las falencias se refieren a la falta de un sistema de archivo, control y custodia de la documentación generada en los procesos desarrollados por el SERCOP.

La Contraloría identificó que el Servicio de Contratación Pública no cuenta con los respaldos de selección de 319 proveedores de servicios de limpieza, contratados entre 2017 y 2020. La entidad no mantiene información sobre las motivaciones y condiciones en las que se suscribieron convenios con proveedores ni su incorporación en los catálogos dinámicos inclusivos. Esta deficiencia se debe a que no se entregaron los expedientes en la Dirección de Gestión Documental de la institución, por lo que no existen datos de cómo se administraron y ejecutaron los servicios.

De igual forma, los procesos de selección de proveedores, adjudicación y suscripción de convenios para servicios de limpieza en entidades hospitalarias y educativas, catalogados desde 2016 a 2020, no constaron en los archivos institucionales. Estas falencias afectaron los principios de transparencia y la disponibilidad de información para la entidad, la ciudadanía y para la ejecución del control posterior, por parte de la Contraloría General del Estado.  

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